Abstract
INDONESIA:
Globalisasi merupakan faktor eksternal dalam pengembangan UIN Maulana Maliki Malang, persaingan antar lembaga perguruan tinggi di Indonesia dalam peningkatan kualitas pendidikan harus ditanggapi secara reaktif dan positif oleh UIN Maliki Malang melalui perencanaan yang matang dalam segala unsur yang ada di dalamnya, termasuk perencanaan terhadap sumber daya manusia yang menjadi ujung tombak organisasi melalui Analisis beban kerja dan kebutuhan karyawan organisasi. Hal ini untuk mengantisipasi resiko inefektifitas dan inefisiensi kinerja organisasi dalam arus globalisasi.
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif menggunakan pendekatan kualitatif interaktif dan menggunakan Studi kasus dalam hal pendekatan terhadap obyek penelitiannya. Penggunaan studi kasus dalam pendekatan penelitian bertujuan menghimpun data, mengambil makna dan memperoleh pemahaman untuk menjelaskan kesatuan sistem kerja karyawan dalam jabatan Fungsional Umum (JFU) di Bagian Administrasi Akademik serta untuk menganalisis jumlah kebutuhan tenaga kerja yang dianggap paling efisien melalui analisis beban kerja karyawan. Obyek penelitian yang diambil dalam penelitian ini adalah karyawan Fungsional umum bagian Administrasi Akademik (BAK) yaitu sebanyak 6 orang yang terdiri dari 2 orang di setiap unit Kasubbag.
Hasil dari penelitian ini diketahui jumlah hari kerja efektif karyawan fungsional umum sebanyak 235 hari, sedangkan jam kerja efektif karyawan selama setahun sebanyak 79.312,5 menit atau 1322 jam kerja. sedangkan rata-rata penggunaan waktu kerja produktif sebesar 265,5 menit atau 4,44 jam perhari, tidak produktif 77,5 menit atau 1,29 jam sedangkan kegiatan pribadi sebesar 333 menit atau 2,87 jam. Jumlah kebutuhan karyawan fungsional umum BAK UIN Maulana Malik Ibrahim berdasarkan beban kerja yaitu 2 orang pada bagian fungsional umum administrasi akademik dan informasi akademik, sedangkan jumlah kebutuhan karyawan bagian fungsional layanan akademik sebesar 0,98 atau cukup 1 orang saja, namun di bagian ini ada dua karyawan untuk mengantisipasi tugas-tugas pokok pada bagian fungsional lain yang belum terselesaikan.
ENGLISH:
Globalization is an external factor in the development of Maulana Malik Ibrahim UIN Malang, competition between colleges in Indonesia in improving the active and positive quality of education must be taken in by UIN Maliki Malang through careful planning in all the elements there, including the planning of the human resources which is spearheading the organization through analysis of the workload and the organization employees need. This is to anticipate the risk of ineffectiveness and inefficiency of the organization's performance in the globalization process.
This research was a descriptive study that usedinteractive qualitative approach and used case studies in terms of the approach toward research object of. The use of case studies in the research approach aimed to collect the data, extracted meaning and gained an understanding to explain the unity of the working system of employees in the General Functional positions (JFU) in Academic Administration department as well as to analyze the number of employees needs that deemed the most efficient by analyzing the workload of employees. Object of the research that undertaken in this study were employees of the general Functional of Academic Administration Department (BAK) as many as six people consisting of 2 people in each unit of Subsection.
Results from this study was known the number of employees effective working days of general functional as many as 235 days, while the effective working hours of employees during the year was 79312.5 minutes or 1322 of working hours. while the average utilization of productive working time of 265.5 minutes or 4.44 hours per day, unproductive 77.5 minutes or 1.29 hours while the private activities of 333 minutes or 2.87 hours. The number of employees needs of general functional of BAK UIN Maulana Malik Ibrahim based on the workload was 2 people in the general functional position of academic administration and academic information, while the number of of the functional position employees needs of academic service by 0.98 or just one person, but in this section there were two employees in anticipation of the main tasks on the other functional position which unresolved.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar
Belakang
Perkembangan zaman akan
merubah sebuah peradaban, hal ini dikarenakan setiap umat menghadapi situasi
dan kondisi yang berbeda sesuai dengan kondisi dan keadaan mereka (Adityangga,
2010:49). Lingkungan kegiatan dalam sebuah organisasi terus bergerak dinamis
sehingga menciptakan arus globalisasi, sehingga sebuah organisasi harus
mengubah atau mengadopsi strategi agar mampu bersaing dengan organisasi yang
lain (Mangkuprawira, 2011:1). Globalisasi yang terjadi harus ditanggapi secara
positif dengan meningkatkan efisiensi, efektifitas dan produktifitas terhadap
kinerja. Oleh karena itu, diperlukan sebuah perencanaan terhadap sumber daya
manusia atau tenaga kerja yang baik guna meningkatkan efektifitas, efisiensi
dan produktivitas kinerja organisasi. Andrew Sikula dalam (Meldona &
Siswanto, 2012:4) mendefinisikan perencanaan tenaga kerja sebagai proses
menentukan kebutuhan tenaga kerja dan memenuhi kebutuhan tenaga kerja untuk
menjalankan rencana terintegrasi yang sudah disusun oleh suatu organisasi.
Dengan adanya efektivitas, efisiensi dan produktivitas, sebuah organisasi dapat
mengetahui tingkat optimalisasi sumber daya yang digunakan serta mengetahui
tingkat pencapaian target yang telah ditetapkan oleh 2 organisasi (Arsi dan
Partiwi, 2012:1). Efektifitas dan efisiensi sebuah organisasi berarti bahwa
kinerja yang dihasilkan oleh karyawan telah memenuhi yang ditargetkan oleh
organisasi. Dari kinerja yang dihasilkan karyawan dapat diketahui kuantitas
karyawan yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai target, hal ini dapat
dilakukan dengan mengukur beban kerja karyawan, sehingga karyawan dapat bekerja
optimal sesuai dengan kemampuannya (Novera, 2010:2). Konteks efisiensi untuk
mengoptimalkan sumber daya manusia adalah terkait beban kerja yang ditanggung
karyawan. Efisiensi dapat dilakukan dengan membuat analisis secara tepat
terhadap aktifitas-aktifitas yang terjadi dan beban kerja yang ditanggung karyawan
atau mengoptimalkan kemampuan dari jumlah karyawan agar melakukan aktivitas
pekerjaan secara tepat (Arsi dan Partiwi, 2012: 1). Permendagri No.12/2008
menyatakan bahwa beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh
suatu jabatan atau unit organisasi dan merupakan hasil kali antara volume kerja
dan norma waktu. Jika kemampuan pekerja lebih tinggi daripada tuntutan
pekerjaan, akan muncul perasaan bosan. Namun sebaliknya, jika kemampuan pekerja
lebih rendah dari tuntutan pekerjaan, maka akan muncul kelelahan yang lebih.
Beban kerja yang dibebankan kepada karyawan dapat dikategorikan kedalam tiga
kondisi, yaitu beban kerja sesuai standar, terlalu tinggi (over capacity) dan
terlalu rendah (under capacity) (Sitepu, 2013:1125). UU No.13/2003 menyesuaikan
standar 3 waktu kerja normal per hari adalah delapan (8) jam (5 hari kerja) dan
(7) jam (6 hari kerja). Organisasi seringkali menuntut karyawan mengoptimalkan
kemampuan dalam menyelesaikan kuantitas beban kerja, namun karyawan memiliki
keterbatasan dalam menyelesaikannya, sehingga hal ini berdampak buruk pada
karyawan.
Pernyataan ini didukung dengan penelitian terdahulu oleh Windry
Novera (2010:3) bahwa pendistribusian beban kerja yang tidak merata dapat
mengakibatkan ketidaknyamanan suasana kerja, karena karyawan merasa beban kerja
yang dilakukannya terlalu berlebihan. Selain itu didukung penelitian terdahulu
yang dilakukan oleh Arsi dan Partiwi dalam jurnal teknik industri ITS (2012:1),
hasil penelitian ini menyimpulkan bahwa jumlah beban kerja yang ditanggung oleh
setiap karyawan di setiap bidang harus sesuai dengan jumlah karyawan pada
bidang itu sendiri. Berdasarkan uraian diatas, dapat diketahui bahwa dalam
perencanaan terhadap sumber daya manusia (karyawan), penataan beban kerja yang
sesuai dengan jumlah karyawan yang ada sangat diperlukan untuk menjaga kinerja
yang optimal, hal ini didukung dengan adanya Firman Allah tentang pentingnya
perencanaan dan analisis beban kerja dan kebutuhan karyawan dalam surat
Al-Hasyr ayat 18 dan al-Furqon ayat 2 yaitu: 4 ( 7 ‰tóÏ9 ôMtB £ ‰s% $¨ B Ó §øÿtR ö ÝàZtFø9ur © !$# (#q à ) ® ?$# (#q ã ZtB#uä š úïÏ% © !$# $pk š ‰r'¯»tƒ ÇÊÑÈ tbq è =yJ÷ès? $yJÎ/ 7 ŽÎ7yz © !$# ¨ bÎ) 4 © !$# (#q à ) ¨ ?$#ur Artinya:
Hai orang-orang yang beriman, bertakwalah kepada Allah dan hendaklah Setiap
diri memperhatikan apa yang telah diperbuatnya untuk hari esok (akhirat); dan
bertakwalah kepada Allah, Sesungguhnya Allah Maha mengetahui apa yang kamu
kerjakan. ¼ ã & © ! ` ä3tƒ öNs9ur #Y ‰s9ur õ‹Ï‚ Gtƒ óOs9ur ÇÚö‘F{$#ur ÏNºuq»yJ ¡¡9$# à 7ù=ã B ¼ ç ms9 “Ï% © !$# ÇËÈ #\ ƒÏ‰ø)s? ¼ ç nu‘ £ ‰s)sù & äóÓx« ¨@ à 2 t,n=yzur Å7ù=ß Jø9$# ’Îû Ô 7ƒÎŽŸ°
Artinya: yang kepunyaan-Nya-lah kerajaan langit dan bumi, dan Dia tidak mempunyai
anak, dan tidak ada sekutu baginya dalam kekuasaan(Nya), dan Dia telah
menciptakan segala sesuatu, dan Dia menetapkan ukuran- ukurannya dengan
serapi-rapinya[1053]. [1053] Maksudnya: segala sesuatu yang dijadikan Tuhan
diberi-Nya perlengkapan-perlengkapan dan persiapan-persiapan, sesuai dengan
naluri, sifat-sifat dan fungsinya masing-masing dalam hidup. Dari dua ayat
diatas jika ditarik pada konteks ketenagakerjaan, dapat diketahui bahwa
perencanaan terhadap karyawan sangat penting dilakukan agar strategi sebuah
perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia dapat berjalan dengan baik,
selain itu langkah untuk menganalisis beban kerja dan 5 kebutuhan tenaga kerja
dalam bentuk perencanaan juga sangat diperlukan untuk mewujudkan keseimbangan
antara beban kerja dan kebutuhan tenaga kerja atas beban kerja tersebut. Hal
ini sesuai dengan pendapat Rivai tentang keseimbangan yang merupakan kunci
sukses utama bagi organisasi agar dapat berkembang dan tumbuh secara produktif
dan wajar (Rivai, 2006:7). Peran manusia sebagai sebuah sumber daya sangat
penting dalam perusahaan, sebuah organisasi tidak mungkin dapat bergerak tanpa
adanya unsur manusia, karena manusia merupakan salah satu unsur masukan (input)
dari beberapa unsur seperti modal, bahan, mesin dan metode atau teknologi untuk
mewujudkan tujuan organisasi atau perusahaan yang dikelola melalui proses
manajemen menjadi barang atau jasa yang berkualitas (Rivai, 2006:7). Sumber
daya manusia saat ini tidak lagi dipandang hanya sebagai karyawan, namun juga sebagai
rekan atau partner perusahaan, sehingga sumber daya manusia harus diperlakukan
dan dikelola dengan baik. Penangan yang tepat sangat dibutuhkan karena karakter
masing-masing sumber daya manusia di sebuah perusahaan sangat beragam. Sumber
daya manusia (Karyawan) di lingkup Jabatan Fungsional Umum (JFU) di Bagian
Administrasi Akademik (BAK) UIN Maliki Malang merupakan salah satu aset yang
harus dikelola dengan baik. Pengelolaan yang efektif dan efisien dapat
diketahui jika hasil atau output yang dihasilkan oleh setiap karyawan memenuhi
target yang ditetapkan organisasi. Berdasarkan jumlah output atau hasil kerja
yang mampu dihasilkan oleh setiap karyawan dapat diketahui berapa jumlah
karyawan yang diperlukan oleh organisasi 6 untuk mencapai target yang ditetapkan.
Hal ini dapat dilakukan melalui pengukuran beban kerja karyawan, sehingga
karyawan dapat bekerja dengan optimal sesuai kadar kemampuannya. Seluruh sumber
daya manusia dalam bagian organisasi UIN Maliki Malang memiliki peranan
masing-masing dalam mencapai tujuan organisasi baik secara langsung maupun
tidak langsung, termasuk karyawan JFU BAK UIN Maliki Malang memiliki peranan
atas pelayanan jasa terhadap stakeholders perusahaan seperti mahasiswa, alumni
dan tenaga kependidikan. Kenyamanan dan kelancaran mahasiswa dalam hal
pelayanan administrasi sangat penting agar mahasiswa maupun stakeholders yang
lain dapat berkonsentrasi penuh terhadap kegiatan perkuliahan maupun yang lain.
Berdasarkan hasil observasi pada tanggal 18 Maret 2015, peneliti menemukan
jumlah karyawan Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan UIN Maulana Malik
Ibrahim Malang sebagaimana dijelaskan pada tabel berikut: Tabel. 1.1. Jumlah
Karyawan BAAK UIN Maulana Malik Ibrahim Malang No. Nama Jabatan 1. Drs. H.
Achmad Heru Achadi Hari, M.Si Kabiro Administrasi Akademik, Kemahasiswaan dan
Kerjasama 2. Drs. H. Sutikno Edyanto Kabag Akademik 3. Imam Ahmad, M.Ag
Kasubbag Administrasi Akademik 4. Nuril Ma’arif, S.AP Kasubbag Informasi
Akademik 5. Iqbal Kuncaraningrat, S.Psi, S.IPI., M.Pd Kasubbag Layanan Akademik
6. Wahyu Wibowo, SE JFU Administrasi Akademik 7. Cholid Widodo JFU Administrasi
Akademik 8. Usman Nurhasan, S.Kom, M.T. JFU Informasi Akademik 9. Badrus
Hidayat, S.Kom JFU Informasi Akademik 7 10. Muhammad Firdaus, S.Pd I JFU Layanan
Akademik 11. Dody Widadi Priyona JFU Layanan Akademik Sumber: BAK UIN Maulana
Malik Ibrahim Malang Sedangkan jumlah mahasiswa aktif UIN Maulana Malik Ibrahim
Malang yang terdaftar dalam dokumen Bagian Administrasi Akademik UIN Maulana
Malik Ibrahim Malang pada semester genap tahun akademik 2014/2015 (Terlampir)
sebanyak 11.810 mahasiswa. Dari penjelasan diatas, dapat diketahui bahwa jumlah
karyawan pada jabatan fungsional umum (JFU) BAK UIN Maulana Malik Ibrahim
berjumlah 6 orang, sedangkan jumlah mahasiswa aktif pada tahun akademik
2014/2015 sebanyak 11.810 orang. Bisa diasumsikan 1 orang karyawan BAK harus
melayani 1968 Mahasiswa. Selain itu,
berdasarkan pengalaman
peneliti saat menjalani perkuliahan di UIN Maulana Malik Ibrahim Malang,
peneliti menyimpulkan bahwa kinerja karyawan BAK terkesan lamban. Pernyataan
ini didasari atas proses pembuatan Kartu tanda mahasiswa (KTM) yang begitu lama
(1 tahun) saat mahasiswa kehilangan KTM, padahal KTM merupakan sebuah tanda
identitas yang sangat diperlukan oleh mahasiswa, sehingga peneliti mempunyai
anggapan terhadap beban kerja yang ditanggung karyawan BAK begitu berat. Beban
kerja yang ditanggung oleh karyawan BAK harus sesuai dengan kapasitas yang
dimiliki. Jika terjadi kelebihan beban kerja, maka para karyawan akan merasa
kelelahan dalam melayani kebutuhan administrasi mahasiswa dan dapat berakibat
menurunnya kualitas pelayanan. Sebaliknya 8 jika terjadi kekurangan beban
kerja, maka UIN Maliki menggaji karyawan dengan jumlah yang lebih banyak untuk
hasil kerja yang sama atau terjadi inefisiensi biaya. Karyawan yang tidak dapat
bekerja optimal sesuai kapasitasnya dapat berakibat terganggunya proses
pencapaian tujuan organisasi. Dari uraian diatas, peneliti tertarik untuk
melakukan penelitian tentang kuantitas beban kerja serta jumlah kebutuhan
tenaga kerja atas beban kerja yang ditetapkan UIN Maliki Malang pada karyawan
Bagian administrasi akademik (BAK). Oleh karena itu, penulis mengambil judul
penelitian “Analisis Beban Kerja Untuk Memenuhi Kebutuhan Karyawan Fungsional
Umum pada Bagian Administrasi Akademik” (Studi Kasus di UIN Maulana Malik
Ibrahim Malang).
1.2.
Rumusan
Masalah
Berdasarkan latar belakang
diatas, maka ada tiga rumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini
yaitu:
1. Apa tugas pokok karyawan Fungsional Umum Bagian Administrasi
Akademik UIN Maulana Malik Ibrahim Malang?
2. Bagaimana penggunaan waktu kerja oleh karyawan Fungsional Umum
di Bagian Administrasi Akademik UIN Maulana Malik Ibrahim Malang? 3. Berapa
jumlah kebutuhan karyawan Fungsional Umum Bagian Administrasi Akademik UIN
Maulana Malik Ibrahim Malang berdasarkan pengukuran beban kerja?
1.3. Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah
diatas, maka tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mengidentifikasi
tugas-tugas pokok karyawan Fungsional Umum Bagian Administrasi Akademik UIN
Maulana Malik Ibrahim Malang,
2. Menghitung penggunaan waktu kerja oleh karyawan bagian
Fungsional Umum Bagian administrasi akademik UIN Maulana Malik Ibrahim Malang,
3. Menganalisis beban kerja serta jumlah kebutuhan karyawan
Fungsional Umum Bagian Administrasi Akademik berdasarkan beban kerja yang
terdapat di UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.
1.4. Manfaat Penelitian
Dari penelitian ini
diharapkan dapat diperoleh manfaat, yaitu manfaat secara teoritis dan manfaat
secara praktis. Berikut adalah penjelasan dari manfaat penelitian skripsi ini:
1. Manfaat Secara Teoritis. Secara teoritis, penelitian ini
diharapkan mempunyai manfaat yang berguna dalam pengembangan ilmu ekonomi
khususnya Manajemen Sumber Daya Manusia. Penelitian ini diharapkan akan
menambah pengetahuan pembaca, terutama yang berfokus pada permasalahan
efisiensi dan efektifitas Manajemen Sumberdaya Manusia 10 dalam lembaga
Pendidikan Tinggi Agama Islam Negeri melalui analisis beban kerja dan analisis
kebutuhan tenaga kerja.
2. Manfaat Secara Praktis.
Dalam penelitian ini diharapkan dapat memberikan kontribusi yang nyata pada
dunia kerja khususnya pada organisasi Bagian Administrasi Akademik UIN Maulana
Malik Ibrahim Malang terkait ilmu manajemen yang berkaitan dengan analisis
beban kerja dan analisis kebutuhan tenaga kerja.
1.5. Batasan Penelitian
Penelitian ini terfokus pada kajian masalah
sumber daya manusia yaitu mengenai pengukuran beban kerja untuk menentukan
jumlah kebutuhan karyawan Fungsional Umum pada Bagian Administrasi Akademik
(BAK) UIN Maulana Malik Ibrahim Malang. Sasaran penelitian yaitu karyawan
Fungsional Umum yang bekerja pada Bagian Administrasi Akademik UIN Maulana
Malik Ibrahim Malang. Adapun objek penelitian adalah beban kerja yang
dihasilkan karyawan bagian administrasi ketika menyelesaikan pekerjaannya.
Untuk Mendownload Skripsi "Skripsi Manajemen :Analisis beban kerja untuk memenuhi kebutuhan karyawan fungsional umum bagian administrasi akademik: Studi kasus pada UIN Maulana Malik Ibrahim Malang. Untuk Mendownload skripsi ini silakan klik link dibawah ini
No comments:
Post a Comment